Quatre outils technos pour aider vos employés à travailler à distance

Pour les employés qui font du télétravail, il existe une grande variété d’outils technos disponibles pour télétravailler et rester productif.

Lorsque vous permettez à des membres de votre équipe de travailler à distance, vous pouvez réduire les coûts indirects, accroître l’engagement des employés, et protéger l’environnement en réduisant la pollution causée par les déplacements. De plus, le télétravail pourrait mener à une augmentation de la productivité de l’entreprise parce que les employés seront toujours en mesure de faire leur travail s’ils doivent rester à la maison, qu’ils soient malades ou doivent s’absenter du bureau pour diverses raisons. 

Si le télétravail à l’occasion (ou à temps plein) semble une bonne option pour votre entreprise et vos employés, il est important de vous assurer que vous avez les bons outils en place pour les garder connectés et productifs. Voici certains outils technos qui permettront à vos employés d’être tout aussi efficaces, sinon plus, lorsqu’ils travaillent à distance.

Solutions infonuagiques

Travailler à distance voulait également dire la mise en œuvre d’un réseau privé virtuel (RPV) pour prolonger votre serveur privé sur le réseau public ou l’Internet afin de permettre à vos travailleurs à l’extérieur du bureau d’accéder aux fichiers. Aujourd’hui, tout ce dont vous avez besoin est d’une stratégie infonuagique. Si vous souhaitez faire appel à des télétravailleurs, et que vous n’avez pas encore procéder à la migration de vos données et processus d’entreprise dans un nuage, voilà une bonne raison de le faire.

Grâce à la technologie infonuagique, les employés avec les bons droits d’accès peuvent accéder aux documents de l’entreprise peu importe où ils se trouvent, augmentant ainsi la productivité et les économies de coûts à la fois pour vous et vos employés. Envisagez des solutions infonuagiques faciles à intégrer telles que Google Drive ou Microsoft Office 365.

Logiciels de suivi des progrès

Éliminez le besoin d’avoir des rencontres de suivi en personne avec votre équipe au moyen d’outils technos qui permettent aux employés de partager les mises à jour régulièrement et à distance de leur état d’avancement. Grâce à des applications telles que I Done This, les télétravailleurs peuvent répondre à un courriel de rappel à tous les soirs pour communiquer ce qu’ils ont accompli durant la journée. Le lendemain matin, chaque membre de l’équipe reçoit un recueil les informant du progrès de chacun. En permettant aux employés qui travaillent à distance de partager régulièrement les progrès accomplis, tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde et au fait du travail effectué par tous et chacun.

Systèmes de messagerie d’entreprise

Collaborer avec des employés qui travaillent à distance peut générer un nombre important de courriels lorsque tout le monde partage l’information et pose des questions par courrier électronique au lieu d’interactions en face à face. Pour se débarrasser de ce problème, envisagez la mise en place d’un système de messagerie destiné à l’ensemble de l’équipe tel que le système Inc. Cet outil permet aux membres de votre équipe de partager facilement les notes et dossiers à un seul et même endroit sans le souci d’avoir à passer en revue une foule de courriels individuels. De cette façon, il y a moins de risque que l’information importante ne se retrouve ensevelie dans la boîte aux lettres de quelqu’un.

Applications de gestion des fuseaux horaires

Si vous voyagez ou qu’un membre de votre équipe est à l’autre bout du pays (ou à l’étranger), ou bien que certains de vos membres travaillent partout au pays (où à l’étranger), il peut s’avérer difficile de gérer les différents fuseaux horaires lorsque vient le temps de planifier des appels téléphoniques et des visioconférences.

Pour faciliter la collaboration entre les membres de l’équipe qui travaillent dans différents fuseaux horaires, essayez une application telle que Every Time Zone dans laquelle on voit automatiquement votre heure locale en lien avec tous les autres fuseaux horaires. Ce programme offre également un convertisseur de fuseau horaire et un agenda doté d’une horloge mondiale pour faciliter la planification des réunions durant les heures de travail en tenant compte de l’ensemble des fuseaux horaires.

 

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