L’après COVID-19 : Sept façons de protéger votre bureau pour un retour au travail en toute sécurité

La santé et la sécurité en milieu de travail a toujours été une préoccupation très importante, mais ce que nous a appris la récente pandémie avec toutes les répercussions qu’on lui connaît, c’est que les employeurs doivent considérer toutes les interactions sous un jour nouveau au fur et à mesure que les employés retournent au travail. Le changement de mode de vie des employés devant travailler à domicile a récemment nécessité une période d’adaptation, mais avec le temps, c’est devenu la nouvelle normalité. Le retour au travail s’accompagne de son lot d’inquiétudes et de préoccupations pour les employés, notamment en ce qui concerne la sécurité sur le lieu de travail.

 

Les nouvelles pratiques de sécurité au travail sont essentielles pour assurer la sécurité des employés et des clients lors des interactions quotidiennes. La réalité du milieu des affaires où des pratiques de distanciation sociale sont en place exige une communication claire, un plan d’action défini pour l’exécution des tâches conformément aux nouvelles directives de sécurité et l’assurance que leur santé et leur sécurité sont en tête de liste des priorités. Notre équipe vous propose quelques conseils utiles à prendre en considération lors de l’élaboration d’un plan de retour au travail pour vos employés.

 

1. Élaborez un plan de retour au travail

Les principaux responsables de la gestion doivent se réunir pour s’assurer qu’ils comprennent bien les préoccupations de leurs employés et que la communication est claire pendant toute la durée de la pandémie. Il est important de s’assurer que les plans de réouverture ont l’aval de tous les services. La réglementation gouvernementale concernant les activités et la distanciation sociale peut varier d’une province à l’autre. Il est donc primordial de se familiariser avec les directives locales.

 

Afin de prévenir la propagation de la COVID-19 sur le lieu de travail, les mesures de distanciation sociale doivent être prises au sérieux. Un plan d’action précis doit être établi par les dirigeants quant à la manière dont vous assurerez la santé et la sécurité de vos employés. La mise en place de lignes directrices claires dès le début permet de garantir que les responsables détiennent les informations nécessaires pour répondre aux questions et de réduire les risques de distraction liés au fait de répondre à ces questions. En outre, en cas de préoccupations sanitaires, les gestionnaires disposent des lignes directrices dont ils ont besoin pour décider des mesures à prendre. Les dirigeants doivent également prêcher par l’exemple, car il est possible que cette pratique perde de son efficacité au fil du temps.

 

2. Inspectez votre lieu de travail

Effectuez une vérification des manuels de santé et de sécurité de votre entreprise et faites une visite complète de vos installations. Dressez une liste de tous les aspects que vous devrez aborder dans vos procédures de santé et de sécurité. Déterminez quels sont les panneaux d’instructions, les décalcomanies de plancher et les mesures de sécurité à mettre en place pour que les employés puissent les utiliser en toute sécurité. Sur votre lieu de travail, évaluez ce qui suit :

  • La qualité et la circulation de l’air intérieur;
  • Le nombre et l’accessibilité des désinfectants pour les mains et des distributeurs de savon. Vous pouvez également commander un stock supplémentaire de savon et de désinfectant car ces produits devraient être utilisés plus fréquemment compte tenu de la sensibilisation accrue aux pratiques de lavage des mains;
  • Les emplacements des bureaux et des espaces de travail individuels et les pratiques actuelles pour les garder propres. Un espace à aire ouverte peut ne plus convenir en fonction de la proximité des employés entre eux tandis que les espaces de travail en cubicules peuvent résoudre les problèmes de votre entreprise;
  • Dans le cas des hôtels, n’oubliez pas que le partage des bureaux et des postes de travail pour assurer la distance sociale nécessitera un important nettoyage de fin de journée avant qu’ils puissent être occupés par d’autres employés le jour ouvrable suivant. Ces mesures de nettoyage ne doivent pas être prises à la légère car il est impératif d’empêcher la propagation des germes;
  • S’il existe des bureaux partagés, par exemple des postes de travail debout, il y a lieu de décider si ceux-ci resteront en usage et, dans l’affirmative, qui sera chargé de les garder propres;
  • Les salles de conférence et de pause doivent être nettoyées en profondeur et devraient être désinfectées plus fréquemment. Des décalcomanies de plancher doivent aussi être mises en place dans les salles de pause afin d’identifier les tables et les sièges qui sont à 2 mètres de distance les uns des autres. Tout comme les équipements des salles de sport doivent être nettoyés, votre entreprise doit veiller à ce que les employés disposent d’essuie-mains et de désinfectant en vaporisateur avant et après l’utilisation des endroits communs;
  • De plus, les salles de pause devront être utilisées à des heures différentes afin d’assurer une distance sociale. 

 

3. Assurez-vous que tous les travailleurs disposent des équipements appropriés

Avec la mise en place de la distanciation sociale apparaissent de nouveaux besoins en matière d’équipements de protection individuelle, notamment pour les emplois impliquant une interaction avec les clients, les travailleurs contractuels/visiteurs entrant dans le bâtiment et l’hygiène des salles de bains, pour n’en citer que quelques-uns. Dans les endroits où interviennent des clients, il est important de se demander si les activités peuvent se dérouler en toute sécurité avec l’introduction de nouveaux équipements.

 

Examinez les fonctions et les tâches quotidiennes de chaque employé(e) afin de déterminer où un nouvel équipement de protection individuelle pourrait s’avérer nécessaire. Les employés doivent recevoir des consignes d’entretien pour les équipements qui peuvent être réutilisés en toute sécurité et en prendre soin. Pour les équipements qui doivent être jetés une fois utilisés, il est essentiel de communiquer cette procédure afin de réduire le risque d’infection.

 

Par exemple, une signature électronique peut-elle être utilisée pour les visiteurs de votre immeuble afin de réduire les exigences en matière de face à face dans votre aire d’accueil ? Communiquez avec votre chargé(e) de comptes de Staples Avantage Affaires pour obtenir une évaluation de vos installations adaptée aux besoins de votre entreprise. Si vous ne trouvez pas les produits désirés sur eway.ca, votre chargé(e) de comptes peut vous aider à vous procurer les produits nécessaires en temps opportun. Assurez-vous d’être bien préparé(e) en disposant des ressources et de l’équipement de protection individuelle requis pour assurer la sécurité de votre personnel. Il est également judicieux de commander les produits indispensables à la bonne marche de votre entreprise en prévision d’une éventuelle pandémie. La planification, la préparation et le temps de réaction sont essentiels à la protection de votre investissement et de vos employés.

 

4. Préparez tous les espaces physiques

Le plus grand défi que pose la réalisation d’un plan de sécurité pour le retour au travail est de préparer tous les espaces physiques. Avec peu de préavis concernant l’impact de la pandémie, de nombreux bureaux ont été fermés à la hâte et doivent reprendre là où ils se sont arrêtés.

  • Les installations doivent être préparées et nettoyées avant leur réouverture. Envisagez de faire appel à du personnel de nettoyage à l’interne, avec le concours de spécialistes en nettoyage contractuels pour le nettoyage en profondeur. Si vous sous-traitez, il faudra réserver et organiser ce service à l’avance. La fréquence des entretiens peut augmenter pour respecter les mesures de santé et de sécurité au travail;
  • Les postes de travail peuvent nécessiter une reconfiguration s’il n’y a pas de mesures d’éloignement importantes déjà en place. Les cloisons peuvent constituer une solution temporaire aux bureaux à aire ouverte, lorsque les employés sont assis à proximité;
  • Le cas échéant, le recours à des barrières physiques, telles que des pare-haleine ou des bâches en plastique temporaires, permet de protéger les employés et les clients;
  • Envisagez un nouvel aménagement pour permettre la reconfiguration des salles d’attente et des bureaux afin de permettre la distanciation physique;
  • Passez en revue toutes les salles de réunion et les espaces partagés et actualisez la signalisation et les procédures de réservation pour réduire le nombre maximum de participants aux réunions. Dans la mesure du possible, utilisez la vidéoconférence pour les réunions afin d’éviter d’utiliser des environnements fermés/espaces partagés.


5. Fournissez des dispositifs et des messages de sécurité visuels

Lorsque les employés retourneront au bureau, il y aura de nouveaux scénarios susceptibles de causer de la confusion ou de l’hésitation. L’utilisation de dispositifs de sécurité visuels permettra de transmettre des messages et des directives clairs pour rassurer tout le monde sur le fait que la sécurité est au cœur de vos priorités. Voici quelques solutions :

  • Du ruban adhésif au sol pourrait être utilisé pour indiquer la distance idéale à respecter dans les ascenseurs, les files d’attente et autres endroits importants;
  • Dans les espaces communs où les sièges ne peuvent pas être enlevés, marquez les endroits appropriés pour s’asseoir afin de maintenir une distance sociale;
  • Mettez en place une signalisation appropriée pour les consignes de lavage des mains et d’utilisation de désinfectant pour les mains. Des rappels de distanciation sociale sont essentiels, surtout au fil du temps;
  • Dans les grands bureaux, l’introduction de porte-nom au-dessus des cloisons peut supprimer toute interaction supplémentaire si une personne est à la recherche d’une autre personne. Dans un grand immeuble à bureaux, lorsque c’est possible, il convient de recourir à la visioconférence ou à la messagerie instantanée pour réduire les contacts;
  • Les produits de nettoyage et les articles qui conviennent à l’usage des employés devraient être clairement identifiés.

 

6. Communiquez les procédures de retour au travail à vos employés afin de les responsabiliser

Une fois votre équipe de direction informée, il est primordial que l’information soit transmise avec précision à tous les employés. Une communication claire au moyen de notes de service internes réduit le stress et permet un retour au travail en toute sécurité. Formulez des recommandations quant à vos attentes à l’égard des employés lors de leur retour au travail et décrivez les mesures de sécurité supplémentaires qui seront mises en place pour les employés.

 

Comme pour toutes les pratiques de santé et de sécurité, il s’agira d’une charge de travail partagée et les employés devront participer aux efforts en cours. Cette liste pourrait inclure :

L’utilisation équitable des équipements de protection individuelle et l’obligation de suivre des instructions précises;

  • Le port de masques et de gants à tout moment lorsque la distance sociale de 2 m n’est pas possible;
  • L’emploi des meilleures pratiques pour une utilisation sûre et sécuritaire des salles de bains et des cafétérias (ce que les employés devront faire de leur côté pour assurer la sécurité des personnes qui les entourent);
  • Le recours à de nouvelles politiques de covoiturage;
  • La responsabilité d’entretenir leur propre espace et de nettoyer les poignées de porte, les mains courantes ou les installations communes en fonction de leur utilisation;
  • L’obligation de ne pas partager ou toucher les fournitures de bureau des autres, telles que les stylos à bille, les blocs-notes, les claviers, les téléphones, les déchiqueteuses ou les écrans;
  • La responsabilité de nettoyer les connexions HDMI ou VGA de l’ordinateur avant de le passer à la personne suivante pour utilisation pendant des présentations;
  • La tenue d’un journal personnel pour y noter vos responsabilités de nettoyage afin que vous puissiez vous en souvenir. La mise en place de rappels dans les agendas est ce qu’il y a de plus simple pour que les employés s’acquittent de leurs responsabilités de nettoyage.

 
7. Tenez des registres de nettoyage

La tenue de registres de nettoyage a toujours été une exigence incontournable en matière de santé et de sécurité. La plupart des entreprises ont inclus de tels registres dans leur manuel de sécurité, mais pour certaines entreprises, ce n’était pas encore une priorité. Après la pandémie de COVID-19, les registres de nettoyage seront indispensables pour déterminer quels endroits devront être nettoyés en priorité. Il est essentiel de travailler avec votre équipe de nettoyage à l’interne et des spécialistes en nettoyage contractuels pour tenir des registres appropriés et précis. Ce sera également un outil utile pour votre gestionnaire de bureau afin d’évaluer les nouveaux délais de commande des fournitures de nettoyage et de conciergerie au fur et à mesure que les niveaux d’utilisation augmentent.

 

En suivant le processus de retour au travail une étape à la fois, vous vous assurez d’avoir en place un plan complet et avez l’assurance de pouvoir rassurer les employés quant à leur sécurité. Le retour à un bureau propre et sain facilitera la transition de reprise du travail et réduira les interruptions de productivité. Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide dans un domaine quelconque, adressez-vous à vos partenaires en sécurité et entretien qui peuvent vous aider grâce à leur connaissance approfondie du secteur. Une bonne compréhension des mesures adoptées par d’autres entreprises de votre secteur d’activité permettra de vous rassurer sur le fait que vous êtes suffisamment préparé(e).

 

 

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