Comment organiser des réunions virtuelles au sein de votre entreprise

Qu’il s’agisse de réunion individuelle avec du personnel travaillant à distance ou des réunions en face à face avec des clients, voici comment vous y prendre pour organiser des réunions virtuelles.

Lorsque vous devez vous référer à des documents en temps réel ou souhaitez augmenter les interactions en face à face avec les clients, les réunions virtuelles sont souvent à privilégier à celles organisées par téléconférence ou par courrier électronique. Les réunions virtuelles peuvent comprendre des fonctionnalités telles que le partage d’écrans ou la visioconférence pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et favoriser une bonne communication grâce à des appels réguliers.

Organiser des réunions virtuelles est plus facile que vous ne le pensez, d’autant plus que ces services se sont multipliés au cours des dernières années. Voici comment vous y prendre pour tirer avantage des visioconférences au sein de votre entreprise.

Choisir votre service

Les petites entreprises ont l’embarras du choix. À titre d’exemple, Gartner fournit une liste des options les plus populaires avec les liens donnant accès aux évaluations qui comprend des produits tels que Zoom, Cisco, Microsoft, LogMeIn et Google pour n’en nommer que quelques-uns. Chaque produit a ses propres caractéristiques, dont les suivantes :

Le partage d’écrans. Cette fonctionnalité est un incontournable pour la plupart des entreprises car elle permet de partager aisément les documents.
Registres de réunion. Certains produits sauvegardent les transcriptions automatiquement dans le nuage vous permettant ainsi de vous y référer en tout temps.
Capacité de synchronisation avec d’autres agendas électroniques. Plusieurs produits offrent la possibilité de se synchroniser à d’autres agendas électroniques d’appareils mobiles, ce qui vous permet de planifier plus facilement des réunions. 
Assistance technique. Certaines entreprises offre un service d’assistance technique dédié vous permettant d’obtenir de l’aide si vous avez des problèmes.

Après avoir choisi le produit qui possède les caractéristiques que vous recherchez, prenez le temps de lire les évaluations et commentaires des gens qui ont utilisé le logiciel, demandez à vos pairs œuvrant dans votre secteur d’activité leur opinion, et essayez vous-même le logiciel s’il y a possibilité de faire un essai gratuit.

Mise en œuvre, y aller prudemment

Vous avez choisi votre logiciel de visioconférence, maintenant il est temps de présenter le nouveau système à votre personnel. Assurez-vous d’avoir informé tout le monde quelques semaines à l’avance pour veiller à ce que le nouveau logiciel fonctionne avec les systèmes de tous et chacun. Prenez soin de lire les conseils et suggestions concernant le logiciel, essayez-le vous-même, et assurez-vous d’avoir les réponses à vos questions pour bien comprendre comment l’utiliser. Si cela est nécessaire, mettez par écrit les instructions et partagez-les avec votre personnel pour qu’il puisse également l’essayer.

En se préparant à l’avance, ceci donne plus de temps à vos télétravailleurs (en anglais seulement) de s’assurer que leur système d’exploitation fonctionne bien avec le logiciel. De plus, ils auront peut-être besoin d’un peu de temps pour rafraîchir leur bureau à domicile si vous comptez utiliser la visioconférence. Vos employés voudront probablement dégager une image professionnelle en arrière-plan durant les visioconférences.

Allouer du temps

Même si vous vous êtes soigneusement préparé, vos employés et clients peuvent avoir quelques ratés avant que tout le monde maîtrise le nouvel outil. Assurez-vous de transmettre à vos clients un courriel à l’avance pour les informer que vous utiliserez un nouveau système et qu’il pourrait y avoir possiblement des bogues durant les premières réunions.

L’utilisation de ce nouveau logiciel devrait être assez facile pour vos clients. La plupart des produits vous permettent d’envoyer un lien avec votre invitation, et votre client pourra participer à la réunion sans grande difficulté. Toutefois, invitez-le à vous donner ses commentaires pour vous assurer que les réunions répondent à ses attentes. Si votre client vous fait part de problèmes, vous pouvez apporter des ajustements pour faire en sorte de tirer parti du logiciel pleinement.

 

Previous Article
Quatre outils technos pour aider vos employés à travailler à distance
Quatre outils technos pour aider vos employés à travailler à distance

Pour les employés qui font du télétravail, il existe une grande variété d’outils technos disponibles pour t...

Next Article
4 Tech Tools to Help Employees Work Remotely
4 Tech Tools to Help Employees Work Remotely

The wide variety of available tech tools makes it easy for employees to telecommute and stay productive.